Автоматизация для НКО: когда нужна и как сделать дешевле

Бизнес давно автоматизирует свои процессы, ведь это выгодно — доверить программам выполнение рутинных, однообразных задач. Пример с него берут и НКО. Даже если в вашей организации три человека, есть смысл задуматься об автоматизации, если вы планируете расширять штат или число подопечных, которым будете помогать. Причем лучше не ждать, когда это наступит, а заняться автоматизацией уже сейчас. Это сэкономит много времени и денег. Тем более, что это дешевле и проще, чем кажется.

Что такое автоматизация и зачем она нужна

По словам Татьяны Апатовой, исполнительного директора благотворительного фонда «Правмир», автоматизация — это описанные процессы. Это больше, чем техническое решение, — это скорее образ мысли и порядок самоорганизации, считает она. «Это оптимизация, а не автоматизация», — не согласилась Анна Морозова, исполнительный директор Фонда развития Политехнического музея, эксперт по организационному развитию НКО. По ее словам, можно согласиться записывать информацию на большую таблицу на стене или доске в офисе, смотреть, повторяются ли задачи, улучшать рабочий процесс. А дальше думать, переносить это все в цифровой формат или нет. Может, решиться не переносить, если сотрудников немного, они пожилые и не очень «продвинутые».

Как убеждена Морозова, автоматизация — это замена человека роботом, способ освободиться от рутинных задач ради более сложных и творческих. 

По словам Апатовой, когда она пришла работать в «Правмир» из бизнеса в 2019-м, она поняла: автоматизация нужна, без нее развития не будет. Она помогает побороть стихийную организацию рабочего процесса и «рассинхронизацию, когда у каждого работника своя табличка Excel». С автоматизацией эти данные встают в единую картину, и уже можно управлять коллективом и ресурсами, понимать, сколько их.

И самим людям работать легче, они радостнее и меньше выгорают, отметила Апатова. В частности, стала проще задача пиарщика, который при необходимости отвечает на комментарии в соцсетях, в том числе негативные. Он может взять информацию для ответа, например, из карточки конкретного подопечного: когда он поступил, сколько денег собрано и т.п. А жертвователю, например, сообщить, сколько всего подопечных из той или иной категории, делилась Апатова. По ее словам, для этого теперь не нужно лишних звонков и сообщений.

В то же время, прежде чем принимать решение об автоматизации, надо понимать, зачем это нужно именно вам, подчеркнула Морозова: «Сейчас модно CRM, без него вроде стыдно. Но подумайте, может, вы еще до этого не доросли. Может, вам достаточно настроить почтовую рассылку и добавить пару кнопок на сайт».

Как ее внедрить

До того, как начать автоматизацию, надо расписать «на коленке» все процессы, которые у вас происходят, и оптимизировать. «Со всеми проектами одна проблема — они не оптимизированы, — рассуждала Морозова. — Надо прописать их честно: не как я хочу, чтобы было, а как все реально устроено». По ее словам, это болезненный процесс для руководителя, который может сделать много неприятных открытий, но это обязательно надо сделать. С получившимися схемами можно отправиться к программисту, который приступит к работе.

«Неприятно и больно» будет не только руководству, но и сотрудникам. Тот, кто внедряет автоматизацию, почти гарантированно столкнется с их сопротивлением, ведь они привыкли делать все по-старому. «Они против — «у меня все в голове», «мне удобно в excel», «ты мне не веришь», воспринимают предложения как обвинение в своей некомпетентности», — рассказывала Морозова.

Апатова согласилась с коллегой и перечислила пять стадий принятия автоматизации:

  • Отрицание — «Это нам не нужно, есть Excel».
  • Гнев — «Ничего не работает, мне неудобно!».
  • Торг — «Можно я буду дублировать все в Excel?».
  • Депрессия — «Ничего не понимаю, ничего не работает, где мой Excel?».
  • Принятие — «Как мы без этого работали».

А Морозова посоветовала показать сотрудникам первый результат автоматизации и убедить, что стало намного лучше, чем было. Это поможет воодушевить сотрудников продолжать работу.

Как это может выглядеть

Апатова поделилась разветвленной схемой, как работает система. В частности, она объединяет систему платежей, бухгалтерию, базу данных о подопечных, систему рассылки и так далее. Вот лишь один фрагмент того, как это может работать:

И так далее. «Все, что может заполниться автоматически, — заполняется автоматически», — пояснила Апатова.

Нужна ли автоматизация крошечным НКО и где найти на нее деньги

Нужно ли автоматизировать работу НКО, где в штате три человека, задал вопрос один из слушателей. Кому-то этот вопрос и вовсе покажется странным: трое человек сидят в одной комнате и могут все обсудить, зачем все заносить в какие-то таблицы. Но зачастую это нужно, считают эксперты. «Нужно, если руководитель понимает, что организация будет расти, например, планирует расширять штат или помогать большему числу подопечных», — ответила Морозова. При этом Морозова советует не ждать, когда это наступит, и заниматься автоматизацией на перспективу, потому что чем меньше штат, тем это проще: «Сначала внедрять, а потом масштабировать — гораздо удобнее».

К тому же это не так дорого, как может показаться на первый взгляд. Ведь разных возможностей — и цен — много, есть из чего выбрать. В благотворительном фонде «Правмир» на автоматизацию потратили 1,5 года и 600 000 руб., делали все два человека, поделилась Апатова. Для совсем маленьких фондов платные решения есть от 10 000 в месяц или даже ниже, для начала нужен минимум ресурсов, заверила Морозова. По ее словам, гранты на цифровизацию НКО охотно дают фонды, например, Фонд президентских грантов или Фонд Потанина. Но опять-таки для этого надо иметь четкий план: зачем это нужно, что поменяется в лучшую сторону после внедрения.

Можно прямо написать в организацию, которая предлагает решения для автоматизации, и попросить скидку, предложила Морозова. По ее словам, чаще всего скидку дают, а иногда предлагают и помочь бесплатно. Еще можно попросить другую НКО поделиться уже готовым дополненным решением. Словом, если есть энтузиазм, возможности найдутся.