Как НКО составить публичный годовой отчет и зачем он нужен

Публичный годовой отчет описывает работу, которую НКО проделала за год. Из документа можно узнать, сколько денег получилось привлечь и как их потратили, какие проекты удалось реализовать и в каких грантовых конкурсах поучаствовать. Начинать составлять отчет нужно в начале года, документ пишут поэтапно и строго соблюдают структуру. Подробнее о советах по созданию публичных годовых отчетов для НКО – в нашей статье.

Наличие публичного годового отчета – признак открытой и прозрачной работы НКО. Об этом на вебинаре «Как сделать публичный отчет, работающий на вас. И другие инструменты повышения открытости и прозрачности НКО» от благотворительного фонда «КАФ» и сервиса онлайн-пожертвований «Благо.ру» рассказала руководитель Центра управления социальных инноваций GrantRafting Эльвира Алейниченко.

Публичный годовой отчет, по словам Алейниченко, – это способ коммуникации и инструмент саморефлексии. Документ не только рассказывает о деятельности НКО внешнему миру, но помогает руководителям и сотрудникам организации понять, движутся ли они в правильном направлении.

Отчетный документ составляют для всех заинтересованных лиц – жертвователей, доноров, волонтеров, местного сообщества и органов власти. Он выполняет сразу несколько функций: информирует о деятельности, доказывает прозрачность и открытость работы, продвигает бренд НКО, объединяет команду, помогает привлекать ресурсы и служит основой для будущего планирования.

Как составить публичный годовой отчет?

Первое, о чем стоит подумать, – для кого вы составляете документ и как будете использовать его в дальнейшем. Алейниченко считает эти вопросы ключевыми. От ответов на них зависит подача информации и расстановка акцентов.

Эксперт отмечает, что чаще всего НКО составляют универсальные отчеты, процесс написания которых строится по схеме.

Шаг 1. Структура

Структура отчета может быть разной, но из нее должно быть понятно, кто, зачем и что делает, каких результатов достигает и какие ресурсы использует. Спикер рекомендует включать такие данные:

  • название, контакты и реквизиты НКО;
  • информация о руководителях и команде;
  • цели и миссия организации;
  • описание услуг и проектов, сроков их реализации, результатов и источников финансирования;
  • информация о целевой аудитории;
  • финансовая отчетность.

По желанию можно добавлять и другие разделы, например, обращение руководителя НКО.

Шаг 2. Содержание

Алейниченко предложила несколько советов по написанию содержания:

  • Сосредоточьтесь на достижениях, а не на процессе деятельности. В отчете не обязательно описывать все детали работы – лучше рассказать, каких результатов получилось достичь и почему они важны для НКО.

Отчет о деятельности фонда «Измени одну жизнь» за 2019 год 

Пишите не только о том, сколько денег собрали, но и о том, как их потратили. 

Отчет о деятельности фонда «Измени одну жизнь» за 2019 год 

Добавляйте фотографии ваших подопечных и сотрудников. Рассказывайте личные истории.

«Отчет должен оставлять эмоцию, он должен быть человеческим», — добавляет Алейниченко. 

Но нужно учитывать закон о защите персональных данных и всегда брать разрешение на публикацию фото и личной информации.

Отчет о деятельности благотворительной организации «Ночлежка» за 2019 год

Отчет о деятельности НКО «Лыжи мечты» за 2019 год 

Структурируйте и объясняйте финансовые показатели. Добавляйте инфографику и схемы. Информация должна быть максимально простой и понятной читателю. 

Отчет о деятельности фонда «Добрый город Петербург» за 2019 год 

Отчет о деятельности фонда «Собаки, которые любят» за 2019 год

В качестве общих советов Алейниченко порекомендовала использовать графические и визуальные приемы, писать емкие, краткие и аккуратно оформленные тексты, а также благодарить своих доноров и партнеров. «Язык вашего отчета – это язык вашей коммуникации», – добавила она.

Шаг 3. Дизайн

Рассказывая о дизайне публичного годового отчета НКО, руководитель Центра управления социальных инноваций GrantRafting отметила, что документ можно выпускать в бумажном или электронном формате. Иногда уместны оба варианта: электронную версию можно разместить на сайте НКО, а бумажную – разослать донорам и партнерам.

Бумажные отчеты могут принимать форму брошюр, листовок, плакатов или открыток, электронные – быть статичными (чаще всего в формате pdf) или интерактивными (например, в виде микросайта). Еще один креативный вариант – видеоотчет.

Шаг 4. Запуск

Когда отчет готов, нужно заняться его распространением среди всех заинтересованных: фактических и потенциальных доноров, местных властей, городской общественности. При желании можно не только рассылать документ, но и устраивать тематические ивенты, на которых руководители и сотрудники НКО будут презентовать отчет.

Кроме того, Алейниченко советует использовать публичный годовой отчет не только целиком, но и отрывками. Например, в своих соцсетях вы можете публиковать отзывы благополучателей, истории волонтеров, статистические данные и графические элементы. Также эту информацию полезно отправлять в СМИ.

В заключение спикер предложила начинать готовить отчет на следующий год уже в начале текущего: делать краткие отчеты о мероприятиях, писать репортажи с проводимых ивентов, фотографировать конференции и круглые столы, в которых участвует НКО, собирать комментарии и статистику.