«Правовая команда» рассказала, как НКО оформлять отношения с контрагентами

Доверяй, но проверяй

Собираясь договориться с организацией о сотрудничестве, в первую очередь нужно проверить ее. Для этого существует Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ), откуда любой желающий может заказать выписку. Также есть публичные сервисы проверки потенциальных контрагентов, например «Прозрачный бизнес».

Если окажется, что компания на этапе ликвидации, дел с ней иметь не стоит. Также должно насторожить, если юрлицо зарегистрировано по некому «резиновому» адресу, где еще числятся десятки других организаций. Нелишним будет проверить бухгалтерскую отчетность организации: финансовые проблемы говорят о том, что свои обязательства юрлицо выполнить не сможет.

Еще один важный аспект — коды ОКВЭД (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности). В них зашифровано, чем именно по закону может заниматься компания. Если вам, например, нужно договориться о поставках питания в детский лагерь, а организация официально может только добывать полезные ископаемые, вы можете заключить договор и даже получить готовые обеды, но рано или поздно правовые проблемы все равно возникнут.

Известен случай, когда НКО в одном из российских регионов пришлось вернуть деньги, полученные в виде региональной субсидии, после того, как проверка контрольно-счетного управления обнаружила, что у поставщика услуг нет нужного кода ОКВЭД. Этого достаточно, чтобы обвинить организацию в нецелевом расходовании средств и потребовать их вернуть, хотя к моменту проверки проект, как правило, уже давно успешно завершен. Ошибку НКО пришлось компенсировать из своего бюджета.

Подготовка к заключению договора

Если с репутацией юрлица и кодами ОКВЭД все в порядке, можно переходить к заключению договора. На этом этапе у многих некоммерческих организаций возникают проблемы. Юриста у НКО, как правило, нет, а даже если есть, он может консультировать благополучателей, а в оформлении договоров никак не участвовать.

Максимально серьезно к документообороту организации подходят, если речь идет о государственной поддержке, например от Фонда президентских грантов. Из-за строгой отчетности бумаги по таким проектам должны быть оформлены безупречно. А в остальных случаях сотрудники без юридической подготовки просто ищут подходящий шаблон договора в интернете или опираются на опыт отношений с другими контрагентами, который может быть совсем другим: не все играют по одним и тем же правилам.

Поэтому в России все чаще случаются скандалы, связанные с оформлением отношений между НКО и другим юрлицом: кто-то забыл про конфликт интересов, кто-то для простоты платил наличными без договора, а бухгалтер пожаловался в прокуратуру, кто-то не включил в договор существенные условия.

Разумеется, некоммерческие организации странно в чем-то винить: руководителям без юридического образования сложно понять, где есть правовые аспекты. В отличие от бизнесменов, мышление которых заточено на юридические тонкости, потому что любое упущение в итоге ведет к убыткам.

Юристы часто встречаются с договорами, по которым сразу понятно, что одна из сторон больше защищена. Поэтому, если в проекте договора что-то непонятно, нельзя это игнорировать, считая формальностью. Лучше посоветоваться с юристом, который объяснит, почему тот или иной пункт оказался в договоре и как может повлиять на работу НКО.

Договор

Важно правильно квалифицировать отношения с контрагентом и выбрать нужный тип договора. Чаще всего НКО заключают договоры об оказании услуг, причем выступая как исполнителем, так и заказчиком, а также договоры пожертвования и договоры о предоставлении грантов.

Предмет договора должен быть очень четко сформулирован, без размытых формулировок.

Самое важное: у обеих сторон на руках должен быть договор с двумя подписями, обычными или электронными. Этим простым и банальным условием организации, как ни странно, часто пренебрегают.

В случае споров именно подписанный документ будет главным аргументом. И самое правильное, конечно, прописать в нем все существенные условия. Даже если какая-то договоренность кажется мелочью и формальностью, ее нужно обязательно закрепить в тексте.

Формулировок вроде «в разумные сроки» лучше избегать, потому что для заказчика разумным сроком может быть час, а для исполнителя — день. Кстати, важно также разделять рабочие и календарные дни и оговаривать, в какое время стороны могут связываться друг с другом и даже какие использовать электронные адреса для связи, чтобы потом не было недопониманий про соблюдение договоренностей.

Еще важно прописывать в договоре суммы, принципы расчета этих сумм и порядок расчетов между сторонами.

Абсолютно нормально, когда в процессе работы договоренности меняются, все предусмотреть невозможно. Главное, с юридической точки зрения, — вовремя зафиксировать новые условия, заключив дополнительное соглашение к договору.

Интеллектуальная собственность

Иногда НКО создают объекты интеллектуальной собственности, и далеко не всегда это зафиксировано в договоре. Авторские права неотчуждаемы и принадлежат человеку, который что-то создал и придумал, а вот исключительное право на использование этого объекта можно передавать. Поэтому, если партнерство подразумевает создание продуктов интеллектуальной собственности, нужно сразу определить, кому будут принадлежать исключительные права.

Если мы только предполагаем, что что-то должно быть создано, это тоже можно и нужно включить в договор. Например, если в процессе переговоров рождается идея придумать слоган, важно сразу же осознать, что в этом есть юридическая составляющая и зафиксировать это.

Поскольку идея — это часто что-то абстрактное, закон никак ее не защищает. Защитить можно, например, текст, содержащий описание этой идеи. Если до заключения договора и документального закрепления дело еще не дошло, можно для подстраховки отправить описание по почте самому себе, чтобы зафиксировать дату создания (и не вскрывать конверт), или использовать банковскую ячейку.

Итак, правильное заключение договора — самый важный аспект для НКО в отношениях с контрагентами. Даже если вы привыкли работать по одним и тем же правилам и доверять партнерам, это не гарантирует, что какое-то новое юрлицо окажется порядочным и не воспользуется лазейкой в договоре.

Кроме того, если Минюст России при проверке (которую могут назначить, например, по жалобе благополучателя, которому отказали в помощи) найдет в документах НКО много нарушений, ведомство может инициировать ликвидацию юрлица.

Советы подготовили юристы «Правовой команды»